MIS- Bab 2 E-Bisnis Global dan Kolaborasi 75 - STUDI KASUS (Kolaborasi dan Inovasi di Procter & Gamble)

Kolaborasi dan Inovasi di Procter & Gamble

STUDI KASUS

 

P & G adalah produsen produk konsumen yang terbesar di dunia . Perusahaan ini dikenal dengan merek yang sukses , serta kemampuannya untuk mengembangkan merek baru dan mempertahankan popularitas merek dengan inovasi bisnis yang unik . Merek P & G yang terpuler termasuk Pampers , Tide , Bounty , Folgers , Pringles , Charmin , Swiffer , Crest , dan banyak lagi . perusahaan memiliki sekitar 140.000 pekerja di lebih dari 80 negara , dan pesaing utama adalah Inggris yang berbasis di Unilever . Didirikan pada tahun 1837 dan berkantor pusat di Cincinnati , Ohio. Pada tahun 2009 , mendapatkan pendapatan sebesar $ 79.000.000.000 dan menghasilkan laba $ 13.200.000.000 .

 Operasi bisnis P & G dibagi menjadi tiga unit utama : Perawatan Kecantikan , Perawatan Rumah Tangga, Kesehatan dan Kesejahteraan , selanjutnya masing-masing dibagi menjadi unit-unit yang lebih spesifik. Dalam masing-masing divisi , P & G memiliki tiga fokus utama sebagai sebuah bisnis. Penting sekali untuk mempertahankan popularitas merek yang sudah ada, tidak hanya melalui iklan dan pemasaran, melainkan harus memperpanjang merek untuk produk-produk yang terkait dengan mengembangkan produk baru di bawah merek-merek tersebut, P & G telah banyak membangun  terciptanya merek dan manajemen, selain itu sangat penting bagi Perusahaan untuk memfasilitasi kolaborasi antara peneliti , pemasar , dan manajer.  

P & G menghabiskan 3,4 persen dari pendapatan untuk  berinovasi, yang lebih dari dua kali rata-rata industri lain yaitu sebesar 1,6 persen. Tim penelitian dan pengembangan perusahaan terdiri dari 8.000 ilmuwan yang tersebar di 30 lokasi di seluruh dunia, untuk membuat inovasi yang  benar  dan terobosan produk baru adalah sangat sulit karena persaingan yang luar biasa di bidang seperti produk konsumen/konsumsi. Terlebih lagi, kreativitas dari perusahaan besar seperti P & G telah menurun.

P & G, menemukan metode kolaborasi, dan metode ini adalah hal yang  efektif di seluruh perusahaan yang sedang mendapatkan kesulitan. Itu sebabnya P&G telah aktif dalam melaksanakan sistem informasi sehingga membantu kolaborasi (kerjasama) yang efektif dan inovatif(perubahan baru). Jaringan  sosial dan alat-alat kolaboratif yang dipopulerkan oleh Web 2.0 sangat menarik bagi manajemen P & G , mulai dari menejemen bagian atas mantan CEO A.G. Lafley. Dan Lafley digantikan oleh Robert McDonald di tahun 2010, tetapi telah menjadi kekuatan utama dalam merevitalisasi perusahaan .

Ketika Lafley menjadi CEO P & G pada tahun 2000, ia menegaskan bahwa pada dekade akhir ini, perusahaan akan menghasilkan setengah untuk ide produk baru  yang menggunakan sumber dari perusahaan luar, baik sebagai cara untuk mengembangkan terobosan inovatif secara lebih cepat dan untuk mengurangi biaya  penelitian dan pengembangan.

Langkah pertama bisnis P & G adalah dengan mengembangkan pilihan lain untuk menjalankan bisnis yang tidak hanya cukup berkolaborasi. Penyebab utama, ungkap Joe Schueller, manajer inovasi untuk divisi Global Business Services P&G, salah satunya yang tidak disukai adalah email. Meskipun itu seolah-olah alat untuk berkomunikasi , e -mail bukanlah cara yang cukup untuk bekerjasama dalam berbagi informasi ; pengirim mengendalikan arus informasi, ada kemungkinan untuk gagal mengirim surat kapada  rekan bisnis yg paling perlu utuk melihat surat tersebut, dan rekan bisnis yang tidak memerlukan email tersebut akan menerima surat tersebut lama setelah mereka telah kehilangan minat.

Namun, untuk mendapatkan pekerja P&G yang benar-benar menggunakan cara terbaru ini sebagai pengganti e-mail telah di perjuangkan Schueller. Pekerja menolak adanya perubahan, karena Orang-orang terbiasa dengan e-mail, dan adanya inersia organisasi yang signifikan terhadap beralihnya ke cara baru dalam melakukan sesuatu. Beberapa proses P&G untuk berbagi pengetahuan yang terkenal tidak efisien. Sebagai contoh, beberapa peneliti dahulu menulis hasil penelitian mereka menggunakan aplikasi Microsoft Office, kemudian mencetaknya dan ditempelkan per- halaman ke dalam buku catatan. P & G telah bertekad untuk menerapkan metode yang lebih efisien dan kolaborasi komunikasi untuk menggantikan beberapa proses yang sudah ketinggalan jaman.

Untuk itu, P & G meluncurkan perombakan total pada sistem kolaborasinya , yang dipimpin oleh serangkaian pruduk Microsoft. Layanan yang diberikan meliputi komunikasi terpadu ( yang mengintegrasikan layanan untuk transmisi suara, transmisi data , pesan instan , e -mail , dan konferensi elektronik ), Microsoft menjadi Fungsionalitas server komunikasi, Web conferencing dengan Live Meeting , dan konten manajemen dengan SharePoint . Menurut P & G , lebih dari 80.000 pekerja menggunakan pesan instant (cepat) , dan 20.000 penggunaan Microsoft Outlook , yang menyediakan perangkat untuk e -mail , kalender , tugas manajemen, kontak manajemen, mengambil catatan, dan browsing di Web. Outlook bekerja sama dengan Server Microsoft Office SharePoint untuk mendukung beberapa pengguna dengan kotak pesan dan kalender bersama, daftar SharePoint, dan jadwal pertemuan.

 P & G menemukan bahwa penelusuran melalui Google ini kurang memadai karena tidak selalu menghubungkan informasi dari dalam perusahaan, dan kebergantungannya kepada kata kunci untuk penelusuran semua topic  sehingga tidak ideal untuk pekerja yang mungkin sedang mencari informasi . P & G memutuskan untuk menerapkan produk pencarian baru dari start-up Connectbeam, yang memungkinkan pekerja untuk berbagi bookmark dan tag konten dengan kata-kata deskriptif (jelas) yang muncul dalam pencarian selanjutnya, dan memfasilitasi jaringan sosial bagi rekan kerja untuk membantu mereka menemukan dan berbagi informasi secara lebih efektif.

 Saat ini, departemen TI P & G dapat membuat Halaman Microsoft SharePoint dimana eksekutif  dapat memposting semua presentasi nya. Menggunakan SharePoint, yang  presentasinya disimpan dalam satu lokasi, tetapi  masih bisa diakses bagi karyawan dan rekan-rekan di lain  bagian dalam perusahaan. Alat kolaboratif lainnya, InnovationNet, berisi lebih dari 5 juta   dokumen researchrelated dalam format digital dan dapat diakses melalui Portal berbasis browser. Itu jauh berbeda dari percobaan yang ditempelkan di notebook.

 Inovasi besar lainnya untuk P & G adalah mengadopsi berskala besar dari ruang konferensi Cisco TelePresence di banyak lokasi di seluruh dunia. Untuk perusahaan besar seperti P&G, telepresence adalah cara terbaik untuk mendorong kolaborasi antara karyawan di seluruh bukan hanya negara, tetapi benua. Di masa lalu, teknologi telepresence yang sangat mahal dan terlalu rentan terhadap kerusakan. Saat ini, teknologi memungkinkan untuk mengadakan pertemuan jarak jauh high-definition. P&G menawarkan peluncuran terbesar di dunia yaitu teknologi Cisco TelePresence. System Cisco ini tercapai, dan sekarang P&G memperkirakan bahwa 35 persen dari pekerjanya menggunakan telepresence secara teratur. Di beberapa lokasi, penggunaan tertinggi 70 persen. Manfaat telepresence termasuk penghematan perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat ini dapat diambil dalam hitungan menit.

Laurie Heltsley, direktur layanan bisnis global di P&G, mencatat bahwa perusahaan telah menghemat $ 4 untuk setiap $ 1 yang diinvestasikan dalam 70 high-end sistem telepresence yang telah diinstal selama beberapa tahun terakhir. Sistem high-definition ini digunakan empat kali lebih sering dibanding  versi perusahaan sebelumnya yaitu sistem videoconference.

 

Pertanyaan Srudy Kasus:

1.      Apa strategi bisnis Procter & Gamble ? apa hubungan kolaborasi dan inovasi dengan strategi bisnis ?

Jawab :

Strategi  bisnis yang digunakan adalah Strategi Inovasi. Alasannya, sebab P&G telah menghabiskan 3,4% dari pendapatan untuk berinovasi.

Hubungan kolaborasi, karena strategi inovasi adalah hal yang sangat efektif diseluruh perusahaan yang sedang menghadapi kesulitan dalam melaksanakan sistem informasi sehingga membantu kolaborasi yang efektif dan inovasi.

 

2.      Bagaimana P&G mengguanakan sistem kolaborasi untuk mengeksekusi model bisnis dan strategi bisnis ? Daftar dan menggambarkan sistem kolaborasi dan teknologi itu menggunakan dan manfaat dari masing-masing.

Jawab:

P&G menggunakan sistem kolaborasi untuk menjalankan model bisnis dan strategi bisnisnya dengan cara menggunakan sumber dari perusahaan luar, seperti yang dikatakan oleh Lafley ketika menjadi CEO di tahun 2010, “ia menegaskan pada  decade akhir ini, perusahaan akan menghasilkan setengah untuk ide produk baru  yang menggunakan sumber dari perusahaan luar, sebagai cara untuk mengembangkan terobosan inovatif secara lebih cepat dan untuk mengurangi biaya penelitian dan pengembangan”.

Daftar system kolaborasi dan manfaatnya:

1)      System kolaborasi yang dipimpin oleh serangkaian produk Microsoft: meliputi komunikasi terpadu (yang mengintegrasikan layanan untuk transmisi suara, transmisi data , pesan instan , e -mail , dan konferensi elektronik ), Microsoft menjadi Fungsionalitas server komunikasi, Web conferencing dengan Live Meeting , dan konten manajemen dengan SharePoint.

Manfaat alat  ini menunjukan pendekatan yang lebih kolaboratif, seperti peneliti menggunakan alat ini untuk berbagi data yang telah di kumpulkan, pemasar dapat lebih efektif dalam mengakses data yang mereka butuhkan untuk membuat target lebih dalam promosi iklan , dan manajer lebih mudah untuk menemukan orang-orang dan data yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang penting.

2)      Pencarian baru dari start-up Connectbeam. Manfaatnya: memungkinkan pekerja untuk berbagi bookmark dan tag konten dengan kata-kata deskriptif (jelas) yang muncul dalam pencarian selanjutnya, dan memfasilitasi jaringan sosial bagi rekan kerja untuk membantu mereka menemukan dan berbagi informasi secara lebih efektif.

 

3)      Cisco TelePresence. Manfaatnya: untuk mendorong kolaborasi antara karyawan di seluruh bukan  negara, tetapi benua, memungkinkan untuk mengadakan pertemuan jarak jauh high-definition, menghematan biaya perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat ini dapat diambil dalam hitungan menit.

 

3.      Mengapa beberapa teknologi kolaboratif lambat untuk kegiatan P&G ?

Jawab :

Menurut Joe Schueller, manajer inovasi untuk divisi Global Business Services P&G, salah satu yang tidak disukai adalah e-mail. Meskipun itu seolah-olah alat untuk berkomunikasi, e-mail bukanlah cara yang cukup untuk bekerjasama dalam berbagai informasi, pengirim mengendalikan arus informasi, tapi ada kemungkinan untuk gagal mengirim surat kepada rekan bisnis yang perlu untuk melihat surat tersebut, dan rekan bisnis yang tidak memerlukan e-mail tersebut akan menerima surat tersebut lama setelah mereka telah kehilangan minat.

 

4.      Bandingkan proses lama dan baru P&G untuk menulis dan mendistribusikan hasil penelitian percobaan ?

Jawab :

Proses Lama : Para peneliti dahulu menuliskan hasil penelitiannya menggunakan aplikasi Microsoft Office, kemudian mereka mencetak dan menggabungkan per halaman kedalam buku catatan untuk di persentasikan.

Proses baru :  saat ini TI P&G dapat membuat halaman Microsoft Sharepoint dimana eksekutif dapat memposting semua persentasinya emnggunakan Sharepoint, yang persentasinya disimpan dalam satu lokasi, tetapi masih bisa di akses bagi karyawan dan rekan-rekan dilain bagian dalam perusahaan.

 

5.      Mengapa telepresence seperti kolaboratis alat yang berguna untuk perusahaan seperti P&G ?

Jawab :

Karena telepresence adalah cara yang sangat baik utnuk mendorong kolaborasi antara karyawan yang bukan hanya di negara-negara, tetapi dibenua. Dimasa lalu teknologi telepresence itu mahal dan terlalu rentan terhadap kerusakan. Saat ini teknologi memungkinkan untuk mengadakan high-definition pertemuan jarak jauh. Dan dapat menghematan biaya perjalanan yang signifikan, ide yang lebih efisien, dan pengambilan keputusan lebih cepat. Keputusan yang pernah diambil dalam hitungan hari saat ini dapat diambil dalam hitungan menit.

 

6.      Dapatkah anda memikirkan cara lain P&G bisa menggunakan kolaborasi untuk mendorong inovasi ?

Jawab :

 Dapat, yaitu dengan cara menambahkan strategi SWOT, yang terdiri dari Strenght (Kekuatan) Weakness (Kelemahan) Opportunity (Peliuang) Treat (Ancaman).

Dengan mengguanakan strategi SWOT P&G dapat mengetahui bagaimana kekuatan(Strenght) mampu mengambil keungtungan dari peluang(Opportunity) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan(Weakness) yang mencegah keuntungan dari peluang yang ada selanjutnya bagaimana kekuatan yang ada dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (Weakness) yang mampu membuat ancaman(Threats) menjadi menyatu atau menciptakan ancaman baru.